Kooperativet Hand i Hand är en geografiskt splittrad organisation. Våra medlemmar bor i dagsläget på olika orter i Skåne, Halland och Småland vilket gör att vi sällan kan samla alla assistenter och arbetsledare för gemensamma möten. I dagsläget är vi dessutom så stora att gemensamma möten hade blivit svåra att genomföra rent praktiskt. På grund av verksamhetens natur är det därför mycket viktigt att vi har goda kommunikations- och informationsvägar mellan assistent, medlem, arbetsledare och kontor. Följande policy har skapats i syfte att förtydliga hur vi kommunicerar med varandra och hur information från kontoret ska skickas ut och förmedlas så att ingen glöms bort och så att ingen känner sig missunderrättad.
Som illustrerats i bilden till höger är det många olika kommunikationsvägar som måste fungera. Här nedan specificeras hur informationsvägen fungerar från de olika parterna i modellen.

1. Kontor
1.1 Generell information
Kontoret skickar kontinuerligt ut nyhetsbrev per mail till samtliga arbetsledare/medlemmar. Nyhetsbreven kan innehålla allt ifrån kommande utbildningar till nyheter inom LSS.
Alla utskicka som görs från kontoret skickas i första hand via mail, med undantag från kallelser till medlems- och årsmöte. Genom att använda mail minskar den negativa miljöpåverkan, informationen kommer fram fortare och vi sparar pengar på att undvika porto-avgifter. Våra medlemmar kan själva önska att få all information på annat sätt, exempelvis via brev. Vid sådana önskemål kontaktas kontoret.
Kontoret ska arbeta för att informationen som skickas ut är begriplig och saklig. För att undvika att arbetsledare och medlemmar överrumplas med olika informationsbrev samordnar kontoret i möjligaste mån den information som ska skickas ut. I aktuellt utskick informeras arbetsledare om huruvida informationen ska vidarebefordras till samtliga assistenter eller om det enbart är för egen kännedom.
Den information som skickas ut till samtliga arbetsledare inom kooperativet ska också finnas tillgänglig på hemsidan. Personal på kontoret ansvarar för att all relevant information finns på hemsidan och att anmälningar till olika aktiviteter och utbildningar finns tillgängliga under rätt tidsperiod.
1.2 Specifik information
Mail som inkommer från enskilda assistenter, arbetsledare eller medlemmar ska besvaras inom rimlig tid, dock senast 48 timmar efter att det inkommit. Beror ett fördröjt svar på att vi saknar information och därför inte har möjlighet att ge ett klart besked ska frågeställaren informeras om detta. Detsamma gäller oavsett om en förfrågan inkommer via telefon eller mail.
Kontorspersonalen ansvarar för att själva kontrollera sin inkorg för mail. Vid frånvaro från kontoret som ändå är arbetstid, exempelvis vid utbildningar, kan mailen kontrolleras i mobiltelefon eller i medhavd dator. Vid semester aktiverar varje medarbetare sin automatiska svarsmail som informerar om semesterns varaktighet samt hänvisning till annan kontaktperson.
Ett sätt för kontoret att hålla kontakt med medlemmar och assistenter är att vid ca två tillfällen per år delta i personalmöte med varje personalgrupp. På så sätt ges assistenterna möjlighet att direkt ställa frågor om allt som rör anställning och kooperativets verksamhet. Kontoret får på så sätt även möjlighet att förtydliga eventuella oklarheter samt informera om sådant som kan vara bra för gruppen att känna till, exempelvis kommande utbildningar. Det kan också väcka tankar om framtida kompetensbehov eller om någon förändring i assistansen har skett som kan ligga till grund för omprövning etc.

2. Medlem
Medlem, eller dennes företrädare, är skyldig att kontakta kontoret vid förändringar som påverkar assistansen. I övrigt kan varje medlem själv välja i vilken utsträckning de vill ha kontakt med sin anordnare. Vid det tillfälle medlem även är arbetsledare tillkommer ett visst informations- och kommunikationsansvar. Se ”Arbetsledare” nedan.
En gång per år ska en genomförandeplan upprättas. I genomförandeplanen fastställs vad varje medlem har för önskemål gällande sin assistans och i vilken utsträckning Hand i Hand ska stötta i olika situationer. Då fastställs även hur ofta medlemmen önskar träffa anordnaren.

3. Arbetsledare
Arbetsledaren agerar i många fall som arbetsgivarens förlängda arm, särskilt inom kommunikationssammanhang. All information som ska förmedlas ut i verksamheten hamnar näst efter kontoret hos varje arbetsledare. Det är därför av största vikt att det finns fungerande rutiner för hur den därefter når ut till varje assistent.
Regelbundna personalmöten är ett bra verktyg för att tillse att personalgruppen har mottagit nödvändig information. Fysiska möten ger assistenterna en bra möjlighet att diskutera den information som förmedlats och eftersom protokollet från mötet sparas är det svårare för enskilda individer att i efterhand hävda att man inte fått ta del av viss information.
Arbetsledaren måste även informera assistentgruppen om aktuella utbildningar och aktiviteter som hålls inom kooperativet. Informationen ska nå varje assistent så snart det är möjligt vilket innebär att det ibland måste ske på andra sätt än via personalmöten om ett sådant inte är nära förestående. Detsamma gäller nya riktlinjer från ledningen som gäller med omedelbar verkan.
Att ha ”Information från kontoret” som en stående punkt på varje personalmöte är dock ett bra sätt att gå igenom nyheter och kommande event så att inget hamnar mellan stolarna. Det kan också ge assistenterna en möjlighet att tillsammans komma med frågor och synpunkter som arbetsledaren efter mötet för vidare till kontoret.

4. Assistent
Som assistent kontaktas i första hand arbetsledare vid eventuella frågor som rör arbetet. Hur kontakten sker bestäms lokalt hos varje enhet.
Ansökan om ledighet, oavsett om det gäller semester eller tjänstledighet ska ske skriftligt till kontoret. Ansökan görs på särskild blankett som finns på hemsidan under ”Dokument”.
Även då en anställning avslutas från assistentens sida ska besked lämnas skriftligt till kontoret.
Vid övriga frågor som rör anställningen eller synpunkter som rör arbetet kan assistenterna kontakta kontoret via telefon eller kontorsmail. Vet assistenten vem som ska kontaktas går det lika bra att kontakta kontorspersonal via direkt mail till berörd person.

5. Extern information
Extern information förekommer främst vid annonsering i olika tidskrifter. På kontoret är en person ansvarig för marknadsföring och för att de annonser som publiceras är korrekta och representativa för kooperativet.
I de fall en annons innehåller bilder på medlemmar och/eller assistenter är det mycket viktigt att vi har deras godkännande i att synliggöras på detta sätt. Förfrågan har tidigare gått ut till samtliga medlemmar varpå ett register upprättas över vilka som kan tänka sig att ställa upp på bild. Varje assistent som påbörjar en anställning inom kooperativet får ta ställning till detta på blanketten ”Bekräftelse på mottagen information”.

Fyll i din sökning och tryck på enter